Trik Menata Dokumen dengan Efektif. Sudah Tahu?
Setiap organisasi yang berbadan usaha tentu punya sejumlah—atau bahkan segudang—berkas atau dokumen cetak untuk menopang operasional perusahaan. Dokumen-dokumen ini jelas memiliki status yang penting buat perusahaan itu sendiri. Tak ayal bila pelaku-pelaku usaha itu, terutama yang berskala besar, akan memanfaatkan layanan penataan arsip yang mampu menata dokumen dengan efisien dan bertanggung jawab. Namun, bila Anda ingin melakukannya sendiri, berikut adalah trik-trik menata dokumen agar lebih efektif.
- Pisahkan berdasarkan tipe dokumen. Trik pertama adalah mengatur dokumen berdasarkan masing-masing tipe atau kategorinya. Misal, mulailah dengan memisahkan dokumen laporan, dokumen klien, serta dokumen faktur penagihan. Setelah itu, barulah Anda bisa mengatur dokumen berdasarkan subtipenya: kelompokkan per klien atau per sektor industri.
- Gunakan urutan waktu atau abjad. Jika sudah memisahkan dokumen berdasarkan tipe dan subtipenya, Anda dapat menata dokumen sesuai urutan waktu atau urutan abjad. Andaikan Anda menyusun dokumen berdasarkan klien, selanjutnya Anda dapat menyusun berkas-berkas itu berdasarkan tanggal lama ke baru atau sebaliknya. Kalau kurang suka, Anda bisa juga mengatur berkas-berkas itu berdasarkan urutan abjad.
- Simpan di ruang atau rak arsip. Trik ketiga adalah menyimpan dookumen-dokumen itu ke dalam ruang, rak, ataupun laci khusus arsip. Anda bisa juga meletakkan berkas tersebut ke dalam folder file terlebih dahulu sebelum menempatkan mereka dalam ruang penyimpanan. Selain membuat ruang kerja Anda jauh lebih bersih dan rapi, trik ini juga akan menjaga kerapian dan kerahasiaan isi dokumen Anda.
- Berikan kode warna. Trik menata dokumen selanjutnya bisa juga Anda praktikkan dengan memanfaatkan warna-warna sebagai penanda visual. Kode warna ini dapat berupa folder file atau boks yang berbeda-beda untuk setiap tipe atau bahkan subtipe dokumen. Trik penanda visual ini bisa membantu Anda menemukan dokumen yang Anda cari dengan lebih cepat karena penggunaan warna-warna itu.
- Berikan label pada tiap tipe dokumen. Trik berikutnya yang bisa Anda coba adalah pelabelan pada medium penyimpanan—entah di folder file atau boks—tiap tipe dokumen Anda. Cara ini juga bisa membuat Anda menemukan kelompok dokumen dengan lebih cepat. Jika memungkinkan, tulislah atau cetaklah label-label itu dengan warna mencolok.
Itulah dia beberapa trik menata dokumen yang dapat Anda lakukan agar berkas-berkas perusahaan Anda bisa lebih efektif dan mudah dicari. Selain kelima trik di atas, Anda bisa juga mempertimbangkan untuk mendigitalisasi dokumen-dokumen tersebut serta menghanguskan mereka apabila sudah tidak dibutuhkan lagi.
